Traductions de documents officiels
Retour vers l'aperçuLes services administratifs tels que les administrations communales ne peuvent rédiger et délivrer des documents officiels que dans la langue de la région. La loi sur l’emploi des langues en matière administrative autorise les traductions dans un nombre limité de cas et moyennant le respect de conditions strictes. Mais que faire si, en tant que citoyen, vous devez présenter à un service/une administration/un organe à l’étranger ou de langue étrangère un document officiel tel qu'un extrait d'acte de naissance ou une preuve de vie ?
Traduction assermentée
Pour la traduction d'un document officiel tel qu'un acte de l’état civil, vous pouvez faire appel à un traducteur assermenté. Un traducteur assermenté a prêté un serment professionnel devant le tribunal. Dès ce moment, la langue/les langues pour laquelle/lesquelles il est qualifié est/sont fixée(s).
La signature du traducteur assermenté donne à la traduction un caractère officiel. En général, une légalisation est également requise. De plus amples informations sur la procédure de légalisation sont disponibles sur le site web du SPF Justice.
Vous pouvez chercher un traducteur assermenté via le moteur de recherche du site web de l’union professionnelle des traducteurs assermentés : https://uptia.be/fr/accueil
Si l’acte de naissance, de mariage ou tout autre document délivré par l'officier de l'état civil de votre commune est destiné à l'étranger, vous devez probablement faire légaliser l'original par le service légalisation du SPF Affaires étrangères. Pour certains pays, une apostille suffit. Vous devez contacter le SPF Affaires étrangères à ce sujet. Cette procédure accélérée ne peut être utilisée que pour les pays qui sont parties à la Convention Apostille.
Vous pouvez obtenir de plus amples informations auprès du SPF Affaires étrangères :
Formulaires multilingues sur la base du règlement sur les documents publics (UE)
Le Règlement européen EU 2016/1191 simplifie les formalités administratives entre les États membres de l’Union européenne. Ainsi, depuis le 16 février 2019, certains actes publics peuvent être utilisés dans d'autres États membres de l'Union sans légalisation ou apostille, et sans traduction. Il s'agit entre autres de certains actes de l’état civil (délivrés par les communes ou les représentations diplomatiques et consulaires) et d'extraits du Casier judiciaire central, ainsi que de certains certificats délivrés par les communes ou le SPF Intérieur.
Sur la base du règlement précité, les communes doivent joindre au document original délivré dans la langue de la commune, un formulaire type multilingue. Ce formulaire multilingue est une aide à la traduction, destinée à aider l'administration étrangère à comprendre le contenu d'un document délivré (par une administration belge) pour un autre État membre.
Les formulaires multilingues ne sont d’application que dans les États membres de l’Union européenne et ne peuvent pas être utilisés dans l’État membre qui les a délivrés.
Règlement (UE) 2016/1191 du 6 juillet 2016 visant à favoriser la libre circulation des citoyens en simplifiant les conditions de présentation de certains documents publics dans l'Union européenne, et modifiant le règlement (UE) 1024/2012.
Vous trouvez plus d’informations sur le formulaire multilingue au portail e-Justice via
La Commission internationale de l’état civil (CIEC)
ou ICCS (International Commission on Civil Status)
La CIEC a e.a. pour objet de faciliter l’échange international de documents de l’état civil au moyen de formulaires type multilingues. Désormais, il est possible d’établir des extraits plurilingues et codés de certains actes de l’état civil qui ne nécessitent plus de traduction ou de légalisation.
La convention CIEC n° 16 prévoit des formulaires type multilingues pour les actes de naissance, de mariage et de décès.
Ce système peut être utilisé en Allemagne, en Autriche, en Belgique, en Espagne, en France, en Italie, au Luxembourg, aux Pays-Bas, au Portugal, en Suisse, en Turquie, en Slovénie, en Croatie, dans l’ancienne République yougoslave de Macédoine, en Bosnie-Herzégovine, en Serbie, en Pologne, au Monténégro, en Moldavie, en Lituanie, en Estonie, en Roumanie, en Bulgarie et au Cap-Vert.
La convention n° 34 doit permettre l'utilisation de formulaires types multilingues également pour d'autres actes tels que les actes de filiation, de reconnaissance d'un enfant ou d’un partenariat enregistré. Bien que cette convention ne soit pas encore entrée en vigueur, sa mise en œuvre a déjà été réglementée par la loi du 30 mars 2017.
- Convention de Vienne du 8 septembre 1976 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil.
- Convention n° 16 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, et Annexes, faites à Vienne le 8 septembre 1976
- Convention n° 34 relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014
- Loi du 30 mars 2017 portant assentiment à la Convention relative à la délivrance d'extraits et de certificats plurilingues et codés d'actes de l'état civil, et annexes, faites à Strasbourg le 14 mars 2014
La banque de données des Actes de l’État civil près le Registre national (BAEC)
Depuis 2019, les actes de l’état civil sont conservés dans une base de données centrale gérée par le Registre national. Il s'agit des actes de naissance, de reconnaissance (prénatale), de déclaration de choix de nom, de modification de l’enregistrement de sexe, de mariage, de décès, d'un enfant sans vie, de changement de prénom, de changement de nom, de divorce, d'adoption et de nationalité belge.
La base de données BAEC remplace les registres locaux tenus par les communes ou le consulat.
La BAEC permet de créer des extraits et des copies d’actes récents (établis à partir du 31 mars 2019) en néerlandais, français ou allemand ou (dans certains cas) au moyen d’un modèle plurilingue.
Des extraits et des copies d'actes peuvent toujours être obtenus auprès de l'administration communale.
- Auprès de l'administration communale
N’oubliez pas que la commune est obligée de délivrer les documents précités dans la langue de la commune.
- Auprès du guichet public Mon DOSSIER
Les attestations que vous obtenez auprès du guichet numérique ont la même valeur juridique que les certificats que vous obtenez auprès de la commune.
Dans Mon DOSSIER, vous pouvez choisir la langue du document souhaité (néerlandais, français ou allemand).
En tant que citoyen, vous pouvez également télécharger ou imprimer certaines attestations personnelles, tels qu’une attestation de composition de ménage ou une preuve de vie.
L'application en ligne Mon DOSSIER, sur le site du Registre national, vous permet de télécharger certains actes de l’état civil.
Vous trouvez plus d’informations sur le site web du Registre national:
Documents relatifs à la sécurité sociale
Au niveau européen, des accords ont été conclus dans le règlement européen 883/2004 pour harmoniser les systèmes de sécurité sociale des États membres dans les situations transfrontalières. Si vous déménagez dans un autre État membre de l'UE ou si vous y résidez (temporairement), vous conservez divers droits sociaux en matière de pension, de soins médicaux, etc. grâce au principe d'exportabilité. C'est également le cas si vous travaillez ou si vous avez travaillé dans un autre État membre.
Afin d'assurer un échange rapide et fiable d'informations entre les différents services publics compétents, certains formulaires standard sont utilisés.
Vous trouverez un aperçu de ces formulaires standard via Formulaires normalisés en matière de sécurité sociale - Your Europe (europa.eu)
Obligation d'information mutuelle
Selon l'article 76, point 7 du règlement, les autorités, institutions et juridictions d'un État membre ne peuvent rejeter les requêtes ou autres documents qui leur sont adressés du fait qu'ils sont rédigés dans une langue officielle d'un autre État membre, par exemple l'anglais.
Règlement (CE) N° 883/2004 du Parlement Européen et du Conseil du 29 avril 2004 portant sur la coordination des systèmes de sécurité sociale
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