Les entreprises doivent rédiger leurs documents officiels dans la langue de la région où est établi le siège d’exploitation. Ce prescrit peut également être appliqué aux factures qu’elles sont légalement tenues d’établir.
En effet, une entreprise n'est pas obligée d’établir une facture à l’attention de son cocontractant pour chaque livraison de services ou de biens. L'obligation de remettre une facture apparaît principalement comme une obligation purement fiscale, le Code de la TVA reprenant un certain nombre de cas dans lesquels la remise d’une facture est obligatoire.
L'emploi des langues est libre pour les factures non obligatoires. Par exemple, la remise d’une facture à des personnes physiques pour des biens ou des services à usage privé n’est pas obligatoire, sauf dans des cas déterminés.
Les obligations linguistiques reprises à l’article 52 de la loi sur l’emploi des langues en matière administrative ne s'appliquent qu'aux parties légalement obligatoires des factures. Elles ne s’appliquent pas aux autres mentions telles que les conditions générales de vente. Il n'est pas possible de se référer à un texte normatif spécifique qui énumère toutes les mentions obligatoires. L'article 5 de l'arrêté royal du 29 décembre 1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée énumère certaines mentions telles que le nom et l'adresse des parties, la date de la facture et de la livraison ou prestation de services, un numéro de série (unique), l'objet et le prix de la transaction, le montant et le taux de TVA. Toutefois, d’autres lois, telles que le droit des sociétés, imposent également certaines obligations linguistiques.
Les mentions essentielles (= les mentions obligatoires par la loi) doivent donc être rédigées dans la langue de la région.
Lors d’un contrôle, l’inspection, sur la base de l’article 62 du Code de la taxe sur la valeur ajoutée, peut demander la traduction de factures qui ne sont pas rédigées dans une des trois langues nationales.
C’est également le cas pour l’inspection sociale qui, sur la base de l’article 36 du Code pénal social peut demander la traduction de documents établis dans une autre langue qu’une des trois langues nationales, à condition que ces documents reprennent des données sociales.
Les entreprises et les sociétés doivent utiliser la langue de la région pour les ‘documents officiels’. Dans les communes périphériques, il s’agit du néerlandais. Dans ce contexte spécifique elles ne peuvent pas invoquer de facilités linguistiques.
Une entreprise établie dans une commune périphérique doit en principe rédiger ses factures en néerlandais. La langue utilisée par le client ou la langue de son lieu de domicile ne joue donc pas de rôle pour la langue de la facture. Toutefois, cette règle ne s’applique qu’aux ‘mentions obligatoires’ sur les ‘factures obligatoires’.
Selon l’article 52 de la loi sur l’emploi des langues en matière administrative, cela implique concrètement qu’une entreprise établie dans une commune périphérique doit facturer ses clients établis en Wallonie ou à l’étranger en néerlandais.
En vertu des réglements linguistiques applicables en Belgique, les entreprises doivent rédiger leurs documents officiels dans la langue de la région. Dans une économie internationale de marché ouvert, cette disposition pose de plus en plus problème compte tenu du nombre croissant de transactions dans lesquelles le cocontractant est établi dans une autre région linguistique ou dans un autre pays et qu’il ne maîtrise pas nécessairement (suffisamment) le néerlandais. Dans des transactions commerciales cependant, il importe que chaque partie soit complètement informée lorsqu’elle se déclare d’accord avec le document signé. Pour être valide, un document ne peut pas être entaché de vice de consentement. L’obligation de rédiger la facture dans la langue de la région peut donc poser problème s’il s’agit de clients établis à l’étranger ou dans une autre région linguistique.
Si l’entreprise le souhaite, une traduction officieuse dans la langue du destinataire peut toujours être annexée à la facture officielle.
Pour les transactions et factures transfrontalières, cette exigence linguistique stricte a été atténuée par des normes européennes. En effet, la Cour de Justice européenne est d'avis que le principe de la libre circulation repris à l'article 35 TFUE est entravé lorsque les entreprises sont obligées, sous peine de nullité, de rédiger leurs factures dans la langue de la région pour des transactions transfrontalières. Les normes européennes ne s'appliquent, bien entendu, que si le client (privé ou entreprise) est établi dans un autre état membre de l'Union européenne ou de l’Espace économique européen (EEE).
Dans l'arrêt C 15/15 du 21 juin 2016, la Cour s'est prononcée sur l'exigence linguistique stricte découlant du décret flamand du 19 juillet 1973, selon lequel seules les factures en néerlandais sont juridiquement valables. La Cour de Justice estime que cette règlementation entraîne une insécurité juridique.
À la suite de cet arrêt, le législateur flamand a modifié l'article 5 du décret du 19 juillet 1973. Désormais, une version juridiquement valable peut également être rédigée dans une langue officielle de l'UE ou dans la langue d'un état membre de l'UE ou de l'EEE, lorsque la facture est adressée à un particulier ou une entreprise établi(e) dans un autre état membre de l'UE ou de l'EEE que la Belgique.
Toutefois, pour les clients établis en Belgique et dans les pays hors UE ou EEE, la situation reste inchangée et une facture juridiquement valable ne peut être établie qu'en néerlandais. Il est toujours possible d'annexer à la facture une traduction non officielle.
Pour plus d'informations: voir l’arrêt de la Cour de Justice européenne du 21 juin 2016 – Affaire C-15/15