De Taalwet bestuurszaken regelt het gebruik van de talen door de overheidsdiensten. In de private sfeer geldt de taalvrijheid die wordt gewaarborgd door artikel 30 van de Grondwet. Hoewel de wetgever ook een aantal taalvoorschriften heeft opgelegd aan de ondernemingen, o.a. voor de sociale betrekkingen tussen werkgever en werknemer of voor de bij wet verplichte documenten, raken die voorschriften niet aan de commerciële relaties tussen de onderneming en haar klanten.
In februari 2022 kreeg de adjunct van de gouverneur de vraag welke gevolgen op het vlak van het gebruik van de taal verbonden zijn aan de verhuis van een bedrijf in een Waalse gemeente naar een randgemeente. Een bedrijfsleider wou weten of hij het Frans kan gebruiken in zijn contacten met de overheidsdiensten in Vlaanderen.
De verhuis van een onderneming naar een randgemeente brengt niet alleen een aantal wijzigingen mee wat betreft de taal die kan of moet worden gebruikt in de contacten met de overheidsdiensten. De zaakvoerder zal ook rekening moeten houden met een aantal taalverplichtingen die specifiek gelden voor de ondernemingen.
De overheidsdiensten die gevestigd zijn in het Nederlandse taalgebied gebruiken voor de bestuurszaken in principe alleen het Nederlands. Dat geldt ook voor de diensten die gevestigd zijn in de gemeenten met een speciaal taalstatuut. Inwoners van die gemeenten kunnen voor bepaalde situaties wel vragen om het Frans te gebruiken. Bedrijven vragen weleens of zij ook beroep kunnen doen op die regeling.
In dit geval ging het om een verhuis naar een randgemeente waar de zogenoemde grote faciliteiten gelden.
Particulieren uit de randgemeenten kunnen altijd het gebruik van het Frans vragen voor hun mondelinge en schriftelijke contacten met hun gemeentebestuur. Dit geldt voor de betrekkingen met particulieren (telefonische contacten, brieven, e-mails, contacten aan het loket…), vergunningen of machtigingen en akten.
Het begrip ‘particulieren’ omvat de natuurlijke en rechtspersonen. In het kader van zijn professionele activiteiten kan de bedrijfsleider altijd het gebruik van het Frans vragen voor de contacten met de gemeentelijke administratie.
De taalfaciliteiten gelden voor de contacten met de diensten van de gemeente van de particulier, niet voor de contacten met administratieve diensten van andere gemeenten in het Vlaams Gewest.
De bestuurstaal van deze diensten, die actief zijn in meerdere gemeenten, is het Nederlands wanneer zij gevestigd zijn in een Vlaamse gemeente.
Gewestelijke diensten die ook een faciliteitengemeente bedienen, moeten wel voor de betrekkingen met de particulieren uit die gemeente – indien gevraagd - overschakelen naar het Frans. Dit is o.a. het geval voor bepaalde diensten van de federale belastingadministratie zoals het kmo-centrum dat gevestigd is te Leuven (en bevoegd is voor de randgemeente in kwestie).
Op basis van artikel 41 van de Taalwet bestuurszaken, antwoorden de centrale diensten aan een particulier in zijn taal, voor zover het gaat om een van de drie landstalen (Nederlands, Frans of Duits). De uitzondering op die basisregel, voorzien in §2 van dat artikel, geldt voor de private bedrijven die gevestigd zijn in een taalhomogene gemeente, en niet voor de bedrijven die gevestigd zijn in een randgemeente.
De bedrijfsleider kan dus, indien hij dit wenst, het Frans gebruiken in de briefwisseling met de algemene zetel van de RVA (gevestigd te Brussel) of de Kruispuntbank der ondernemingen.
De diensten van de Vlaamse overheid moeten de taalverplichtingen van de gewone wet van 9 augustus 1980 ter hervorming van de instellingen (GWHI) toepassen. In principe gebruiken zij het Nederlands. Indien zij ook faciliteitengemeenten bedienen, moeten zij in hun (mondelinge of schriftelijke) contacten met particulieren uit de randgemeenten het Frans gebruiken als dit gevraagd wordt. Volgens de richtlijnen van de Vlaamse regering in haar omzendbrieven, moet een inwoner die een Franse dienstverlening wenst, de Franse vertaling aanvragen voor elk aanslagbiljet dat de Vlaamse Belastingdienst hem stuurt.
Hoewel de vraag alleen de contacten met de administratieve instellingen betrof, achtte de adjunct van de gouverneur het aangewezen om de regeling in artikel 52 van de Taalwet bestuurszaken aan te kaarten. Dat artikel heeft immers voor de zaakvoerder wellicht een grotere impact op zijn professionele activiteiten. Een bedrijf dat zich vestigt in een randgemeente moet immers het Nederlands gebruiken voor de bij wet en reglementen voorgeschreven bescheiden en akten (de officiële documenten) én voor de documenten die bestemd zijn voor het personeel (de sociale betrekkingen).
Dit is o.a. belangrijk voor de arbeidscontracten en ontslagbrieven. Indien die documenten niet worden opgesteld in de taal die de wet voorschrijft, kunnen zij door de bevoegde rechtbank nietig worden verklaard. Een eventuele verhuis heeft niet tot gevolg dat reeds bestaande documenten moeten worden vertaald naar het Nederlands. Voor toekomstige documenten gelden de nieuwe regels wel.
Ook de loonbrieven en fiscale fiches vallen onder artikel 52 van de Taalwet bestuurszaken en moeten dus vanaf de verhuis naar een randgemeente in het Nederlands worden opgesteld.
De verhuis naar een ander taalgebied heeft ook gevolgen voor de publicatie van (wijzigingen aan) de statuten van het bedrijf. Twee situaties zijn mogelijk:
Ten slotte wees de adjunct van de gouverneur er ook op dat het taalgebruik vrij is voor de commerciële relaties met klanten. Niettemin bestaan er bepaalde taalverplichtingen voor de (verplichte) vermeldingen op de verplichte facturen.
In januari 2023 werd aan de adjunct van de gouverneur gevraagd of een onderneming die gevestigd is in een randgemeente mag vragen aan het kantoor van de FOD Financiën in Leuven om het Frans te gebruiken in de mailuitwisseling over de belastingaangifte. Op basis van de verstrekte informatie konden de mails uitgaan van het KMO-centrum Leuven of het GO-centrum Leuven van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit van de FOD Financiën. In beide gevallen is artikel 34, §1 van de Taalwet bestuurszaken van toepassing. Conform het vierde lid van dit artikel gebruiken de gewestelijke diensten in hun schriftelijke en mondelinge contacten met een particulier de taal die de plaatselijke diensten van diens woonplaats moeten gebruiken. Op basis van artikel 25 gebruiken de plaatselijke diensten van een randgemeente de taal die de particulier gebruikt (voor zover die taal het Nederlands of het Frans is).
Het begrip ‘particulier’ omvat eveneens de private bedrijven die gevestigd zijn in een randgemeente. Ondernemingen die gevestigd zijn in een randgemeente kunnen dus een beroep doen op de faciliteitenregeling.
Hierdoor kunnen particulieren, inclusief de private bedrijven die in een randgemeente zijn gevestigd, het KMO-kantoor of GO-kantoor van Leuven vragen om over te schakelen naar het Frans voor de schriftelijke en mondelinge contacten. Een antwoord in het Frans op een brief of e-mail die de administratie in het Nederlands stuurde, moet dan ook worden beschouwd als een verzoek om het Frans te gebruiken in de verdere informatie-uitwisseling m.b.t. het dossier.
In maart 2023 vroeg een inwoner van een randgemeente of het bedrijf dat instaat voor de inning van het parkeergeld de uitnodiging tot betaling alleen in het Nederlands op de voorruit van het voertuig mag achterlaten. Hij wou ook weten of hij een Franse vertaling kon aanvragen bij het bedrijf of zich daartoe tot de gemeente moest wenden.
De inning van de retributie die geheven wordt op de parkeertijd op de parkeerplaatsen in de gemeente werd toevertrouwd aan een privaat bedrijf. Als concessiehouder moet dat bedrijf op basis van artikel 1, §1, 2° de taalregeling toepassen die geldt voor de gemeente. In de randgemeenten verlopen de betrekkingen met particulieren in de taal van die particulier, voor zover die taal het Nederlands of het Frans is. Indien die taal niet gekend is, wordt het Nederlands, de taal van het gebied, gebruikt.
Het bedrijf in kwestie liet weten dat een uitnodiging tot betaling altijd in het Nederlands op de voorruit van het voertuig wordt achtergelaten. Bij het uitblijven van de betaling van de retributie krijgt de eigenaar van het voertuig een betalingsherinnering in het Nederlands. Het bedrijf gaf aan dat de gegevens bij de DIV niet altijd de taal van de gebruiker van het voertuig aangeven, waardoor alle documenten in eerste instantie in het Nederlands worden verstuurd. Een Franstalige versie kan worden aangevraagd via de daartoe voorziene tegel op de website van het bedrijf, maar eveneens per brief, mail of via de telefoon.
De inwoner werd geïnformeerd over de wijze waarop hij het document in het Frans kon aanvragen.
In augustus 2022 klaagde een burger het gebruik van de talen in een supermarktfiliaal gevestigd in een randgemeente aan. De winkelbedienden en de filiaalverantwoordelijke hadden geweigerd hem in het Nederlands te antwoorden, toen hij informatie zocht over de beschikbaarheid van een product uit het winkelgamma.
Hoewel de Taalwet bestuurszaken aan de private bedrijven taalverplichtingen oplegt m.b.t. de sociale betrekkingen en de officiële documenten, vallen de zuivere commerciële relaties niet binnen haar toepassingsgebied. Op dat vlak speelt de taalvrijheid zoals gewaarborgd door artikel 30 van de Grondwet. Bedrijven zijn bijgevolg vrij om voor hun commerciële relaties zoals briefwisseling, mondelinge contacten met klanten en reclame de taal te gebruiken die zij wensen.
De Taalwet bestuurszaken bood geen basis voor de concrete grieven van de klager. De adjunct van de gouverneur verklaarde zich onbevoegd.
Dit misnoegen van de klager leeft bij veel inwoners uit de grote Rand, wanneer zij niet in het Nederlands te woord kunnen worden gestaan in winkels en grootwarenhuizen in hun gemeente. Het is bijzonder jammer dat bedrijven die ervoor kiezen om zich in een Vlaams-Brabantse gemeente te vestigen het Nederlands verwaarlozen in hun commerciële contacten met hun klanten. Het getuigt van bitter weinig klantvriendelijkheid en commercieel inzicht.
Meer dan een jaar later, in december 2023 uitte dezelfde klager opnieuw zijn ongenoegen over de taalpolitiek en houding van het personeel van hetzelfde supermarktfiliaal. Uit het relaas van de klager bleek ook dat het taalstatuut van de randgemeente niet correct gekend was bij het personeel van het supermarktfiliaal en dat er geen rekening gehouden werd met het feit dat die gemeente integraal deel uitmaakt van het Nederlands taalgebied.
Opnieuw stelde de adjunct van de gouverneur vast dat de aangekaarte feiten binnen het toepassingsgebied van artikel 30 van de Grondwet vielen en niet door de Taalwet bestuurszaken werden beheerst. Ook voor deze klacht verklaarde de adjunct van de gouverneur zich onbevoegd. Ze raadde de klager aan om in eerste instantie de filiaalverantwoordelijke aan te spreken, en wees op de mogelijkheid om klacht in te dienen bij het bedrijf zelf, via het klachtenformulier op zijn website.
In november 2023 vroeg een inwoner van een randgemeente aan de adjunct van de gouverneur of het Nederlands verplicht is tijdens de algemene vergadering van de mede-eigenaars. Hij wilde graag weten of ook het Frans gebruikt mag worden.
De adjunct van de gouverneur antwoordde dat ze niet bevoegd was om het dossier te behandelen, omdat het gebruik van de talen tijdens de vergadering van de mede-eigenaars niet binnen het toepassingsgebied van de Taalwet bestuurszaken valt. In principe zijn mede-eigenaars immers particulieren en gaat het om private rechtsverhoudingen, waarvoor artikel 30 van de Grondwet het vrije gebruik van de talen verzekert. De mede-eigenaars kunnen daardoor vrij de taal kiezen waarin zij zich wensen uit te drukken tijdens de algemene vergadering van de mede-eigenaars.
De vraagsteller kon ook niet worden doorverwezen naar een bevoegde instantie. De adjunct van de gouverneur vestigde zijn aandacht erop dat de mede-eigenaars vanuit praktische overwegingen sowieso voor het goede verloop van de vergadering in gemeenschappelijk overleg best hun voorkeur voor een of andere voertaal uitspreken. De algemene vergadering mag immers geen dovemansgesprek worden.
De adjunct van de gouverneur verwees volledigheidshalve ook naar artikel 3.96 van het Burgerlijk Wetboek. Op basis daarvan kan elke mede-eigenaar een vertaling vragen naar de taal van het gebied waar het mede-eigendom is gevestigd, wanneer documenten die uitgaan van de vereniging van mede-eigenaars niet in die taal worden gesteld. De kosten voor de vertaling vallen dan ten laste van de vereniging van mede-eigenaars.