De Taalwet bestuurszaken bevat verschillende taalverplichtingen die de bedrijven moeten naleven. Daarnaast kunnen ook andere normen taalregels opleggen aan de bedrijven.
Die taalregels gelden voor de ‘officiële’ documenten, het taalgebruik binnen de onderneming, en de documenten die bestemd zijn voor het personeel.
Daarnaast moeten de bedrijven in bepaalde situaties ook rekening houden met de taalverplichtingen die in principe gelden voor de overheidsdiensten. Het betreft situaties waarbij het privaat bedrijf als het ware ‘ingeschakeld’ wordt bij het uitvoeren van een overheidsopdracht.
Voor de bedrijfswereld geldt in principe de taalvrijheid van artikel 30 van de Grondwet. Nochtans verplicht de taalwetgeving de bedrijven om bepaalde documenten op te stellen in de taal van het gebied. Die verplichting geldt voor de documenten die door de bedrijven en ondernemingen worden opgesteld én die bij wet of reglement zijn voorgeschreven.
Op basis van allerhande wetgeving moeten de bedrijven tal van documenten opstellen en bijhouden, bijvoorbeeld met gegevens over de tewerkstelling in het bedrijf om de naleving van een reeks sociale bepalingen te waarborgen ten behoeve van de werknemers. Om rechtspersoonlijkheid te verkrijgen moet een vennootschap verschillende documenten zoals de statuten en volmachten neerleggen bij de griffie en laten publiceren in het Belgisch Staatsblad. De groeiende interactie tussen de overheid en de bedrijven was voor de wetgever de aanleiding om het taalgebruik te regelen voor die officiële documenten; anderstalige documenten zouden immers de werking van de overheidsdiensten verstoren.
Daarom moet de taal van het gebied waar de exploitatiezetel van de firma gevestigd is, gebruikt worden. Concreet betekent dit dat het Nederlands gebruikt moet worden voor de bedrijven die gevestigd zijn in Vlaanderen, met inbegrip van de faciliteitengemeenten. Is het bedrijf gevestigd in het Franse taalgebied, dan moeten de officiële documenten in het Frans.
Dit voorschrift is echter niet van toepassing op briefwisseling met klanten of leveranciers en op reclame. De taal die gebruikt wordt bij een handelstransactie is ook niet geregeld. Het is immers belangrijk dat koper en verkoper volledig geïnformeerd ermee instemmen.
Facturen of bestelbonnen moeten wel verplicht in de taal van het gebied opgesteld zijn wanneer ze wettelijk verplicht zijn.
Meer informatie hierover vindt u op de website van de:
Het begrip ‘sociale betrekkingen’, waarmee verwezen wordt naar de mondelinge en schriftelijke contacten tussen werkgever en werknemer, is nauw verbonden met een tewerkstellingsrelatie. Hoewel een tewerkstellingsrelatie zich hoofdzakelijk situeert in de private sfeer, waar de taalvrijheid geldt, heeft de wetgever de communicatie tussen de werkgevers en de werknemers wettelijk geregeld.
Vooral de bescherming van de werknemers stond hierbij voorop: de wetgever wou zich ervan verzekeren dat alle instructies van de werkgevers aan de werknemers gebeuren in een taal die voor hen verstaanbaar is. Welke taal de werknemers onderling gebruiken op de werkvloer wordt niet geregeld door deze normen.
Documenten bestemd voor het personeel moeten hierdoor worden opgesteld in de taal van het gebied waarin de exploitatiezetel is gevestigd. Bij meerdere exploitatiezetels gaat het uiteraard om de zetel waaraan de werknemer is verbonden.
Een arbeidsovereenkomst is zo een document.
Op basis van artikel 52 van de Taalwet bestuurszaken, moeten bedrijven die gevestigd zijn in een randgemeente de arbeidsovereenkomsten in het Nederlands opstellen. Eenzelfde verplichting geldt voor de taalhomogene gemeenten in het Vlaams Gewest, op basis van artikel 5 van het decreet van 19 juli 1973. Het voorschrift is ook van toepassing wanneer de arbeidsrelatie wordt beëindigd. Indien dit taalvoorschrift niet correct wordt toegepast, kan de stopzetting van het contract voor de rechtbank worden betwist. Het kan ook belang hebben voor de berekening van de opzegtermijnen of opzeggingsvergoedingen.
Niettemin oordeelde het Europees Hof van Justitie dat het exclusief gebruik van het Nederlands en de nietigheidssanctie voor grensoverschrijdende arbeidsovereenkomsten die in een andere taal zijn opgesteld, zoals opgelegd door artikel 5 van het decreet van 19 juli 1973, indruist tegen het principe van vrij verkeer van personen uit artikel 45 VWEU.
Meer informatie:
Zie arrest C-202/11 van 16 april 2013 van het Europees Hof van Justitie
Naar aanleiding van dit arrest wijzigde de Vlaamse decreetgever artikel 5 van het decreet van 19 juli 1973. Door de invoeging van een nieuwe paragraaf in dit artikel is het voortaan mogelijk voor individuele arbeidsovereenkomsten bijkomend een rechtsgeldige versie te maken in een taal die door alle betrokken partijen wordt begrepen. Dit kan enkel voor een EU-taal of voor een officiële taal van een van de lidstaten van de EU of van de EER (Europese Economische Ruimte). Verder kan dit ook alleen maar in de volgende gevallen:
De voorschriften van het Taaldecreet moeten enkel wijken voor de Europese regels, die hiërarchisch hoger staan, indien er sprake is van een grensoverschrijdende situatie. Hiervoor moet één van de partijen of een ander wezenlijk element van de overeenkomst buitenlands zijn, waardoor het Europees recht toepasselijk wordt. Met andere woorden, het arrest kan niet worden overgezet naar louter interne aangelegenheden.
Werkaanbiedingen vallen volgens het Grondwettelijk Hof niet onder het begrip ‘sociale betrekkingen tussen de werkgevers en de werknemers’ omdat er op dat ogenblik nog geen sprake is van een arbeidsverhouding. Een vacature strekt niet verder dan de eenzijdige melding van de mogelijkheid om een arbeidsverhouding tot stand te brengen.
Sollicitatiegesprekken vallen daarentegen wel onder het begrip ‘sociale betrekkingen’. Hoewel er op het ogenblik van die gesprekken nog geen sprake is van een formele juridische band, is er hier volgens het Grondwettelijk Hof sprake van een betrekking tussen een potentiële werkgever en een persoon wiens kandidaatstelling in aanmerking werd genomen. Tijdens dit gesprek zullen de essentiële elementen van de arbeidsverhouding worden gepreciseerd.
De regels die van toepassing zijn op het overheidspersoneel, statutair zowel als contractueel, wijken in belangrijke mate af van die van de private sector. Er gelden immers striktere regels voor het taalgebruik voor de overheidsdiensten dan voor de bedrijfswereld. In het algemeen kunnen we wel stellen dat de regel inzake de binnentaal (interne taal) voor de overheidsdiensten de taal van de sociale betrekkingen preciseert.
In een aantal specifieke situaties moet een bedrijf rekening houden met de (strengere) taalregels die gelden voor de overheidsdiensten. Dat is het geval voor de rechtspersonen die opgericht werden door de openbare macht en die aan het gezag van de openbare macht zijn onderworpen. Dit kan ook gelden voor de private en natuurlijke rechtspersonen die door de overheid worden ingeschakeld bij het uitvoeren van een taak/opdracht/takenpakket/dienstverlening.
Bijvoorbeeld, het bedrijf dat die opdracht uitvoert, moet de regels voor de berichten en mededelingen aan het publiek die gelden voor de opdrachtgevende overheidsdienst, naleven. Uiteraard gelden die taalverplichtingen niet voor de overige activiteiten van het bedrijf.
Concessiehouders van openbare diensten moeten de Taalwet bestuurszaken naleven; net als een privaat bedrijf dat een taak namens en voor rekening van de overheid uitvoert.
In het eerste geval, gaat het om een concessiehouder (een natuurlijk persoon, een bedrijf of een vereniging) die van de overheid een vergunning krijgt om (een) bepaalde publieke opdracht(en) uit te voeren en daardoor een dienst te leveren. De concessiehouder heeft dan als enige het recht om die dienstverlening uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan het gemeentelijke zwembad of aan de cafetaria in het sportcomplex of het cultureel centrum van de gemeente die door een privépersoon of bedrijf worden uitgebaat. In het tweede geval, gaat het om een private firma, die (bepaalde aspecten van) een taak vervult die in principe tot het takenpakket van een overheidsdienst behoort. Dit is o.a. het geval voor bepaalde aspecten van de diensten die verstrekt worden door een syndicaat (uitbetalingsorganisme in het kader van de werkloosheid), een mutualiteit (Vlaamse zorgverzekering), een privéziekenhuis (urgentiediensten).
Taalwet bestuurszaken (SWT), artikel 1, §1, 2°
Wanneer een openbare dienst private firma’s of experten inschakelt bij zijn dienstverlening, moeten die private actoren de taalverplichtingen toepassen die op die overheidsdiensten rusten. Maar omdat deze private medewerkers niet onder het gezag van een openbare macht staan, vallen zij voor de organisatie van hun diensten en de rechtspositie van het personeel niet onder de Taalwet bestuurszaken. Met andere woorden, die bedrijven moeten taalverplichtingen naleven voor de taken en diensten die zij vervullen in de plaats van of in naam van de overheidsdienst. De contracterende overheid blijft wel de eindverantwoordelijke voor de effectieve en correcte toepassing van de voorschriften.
Taalwet bestuurszaken (SWT), artikel 50
Dit geldt ook voor de verenigingsverbanden die worden opgericht door de federale diensten (voor het beheer en de beveiliging van informatie) zoals Smals (ICT for society). Smals ondersteunt en begeleidt instellingen/overheidsdiensten bij hun informatiebeheer, zodat zij aan hun gebruikers een effectieve en efficiënte dienstverlening kunnen verstrekken. Het gaat hier niet om overheidsdiensten, noch om concessiehouders van een openbare dienst, maar om organisaties die aan de federale overheidsdiensten verbonden zijn door een aannemingsovereenkomst. Hun personeel maakt bijgevolg geen deel uit van de overheidsdienst waarvan het ter beschikking is gesteld. Toch moet dat personeel de voorschriften van art. 50 van de Taalwet bestuurszaken naleven in de behandeling van de dossiers, in de externe communicatie met derden en de interne communicatie met de personeelsleden van de betrokken administratie.
Overheidsbedrijven zijn belast met taken van openbare diensten, maar zijn actief in een concurrentiële omgeving. De autonome overheidsbedrijven, zoals De Lijn of de NMBS, moeten eveneens de Taalwet bestuurszaken toepassen.
Wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.
De verplichting om de taal van het gebied te gebruiken voor de officiële documenten vinden we terug in:
De bedrijven moeten ook rekening houden met taalvereisten uit andere normen. De taal van andere documenten zoals handleidingen en etikettering, wordt bijvoorbeeld geregeld in het consumentenrecht.
Meer informatie over de taalvoorschriften in andere normen vindt u in de rubriek Taalverplichtingen uit andere normen