Bedrijven moeten hun officiële documenten opstellen in de taal van het gebied waar de exploitatiezetel gevestigd is. Dit voorschrift kan ook op facturen van toepassing zijn wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om ze af te leveren.
Een bedrijf is immers niet verplicht om voor elke levering van diensten of goederen een factuur te maken voor zijn medecontractant. De verplichting om een factuur af te leveren blijkt hoofdzakelijk een louter fiscaalrechtelijke verplichting te zijn. Het BTW-wetboek voorziet immers een aantal gevallen waarin dit wel verplicht is.
Voor de niet-verplichte facturen is het taalgebruik vrij. Zo bestaat er geen verplichting om een factuur uit te reiken aan natuurlijke personen die goederen of diensten voor hun privégebruik bestemmen, behalve in bepaalde gevallen.
De taalverplichtingen van artikel 52 van de Taalwet bestuurszaken gelden verder alleen voor de wettelijk verplichte delen van de facturen. Andere vermeldingen zoals de algemene verkoopsvoorwaarden vallen hier niet onder. Het is niet mogelijk om te verwijzen naar één bepaalde wettekst waarin de verplichte vermeldingen allemaal opgesomd worden. Artikel 5 van het koninklijk besluit van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling van de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde geeft een opsomming van bepaalde vermeldingen zoals de naam en het adres van de partijen, datum van de factuur en van de levering of dienstverstrekking, een (uniek) volgnummer, het voorwerp en de prijs van de verrichting, het bedrag en het BTW-tarief. Maar ook andere wetten zoals de vennootschapswet leggen bepaalde verplichtingen op.
Essentiële vermeldingen (= de bij wet verplichte vermeldingen) moeten dus in de taal van het gebied.
Bij een controle kan de inspectie op basis van artikel 62 WBTW wel vertalingen vragen van facturen die niet in een van de drie landstalen zijn opgesteld.
Dit is ook het geval voor de sociale inspectie die op basis van artikel 36 Sociaal Strafwetboek vertalingen mag vragen van documenten die niet in een van de drie landstalen zijn opgesteld op voorwaarde dat die documenten sociale gegevens bevatten.
Bedrijven en ondernemingen moeten voor de ‘officiële documenten’ de taal van het gebied gebruiken. In de randgemeenten is dit het Nederlands. Zij kunnen in die specifieke context geen beroep doen op de taalfaciliteiten.
Een bedrijf dat gevestigd is in een randgemeente moet zijn facturen in principe in het Nederlands opstellen. De taal van de factuur wordt dus niet bepaald door de taal die de klant spreekt of zijn woonplaats. Dit geldt echter alleen voor de ‘verplichte vermeldingen’ van de ‘verplichte facturen’.
Concreet betekent dit dat, volgens artikel 52 van de Taalwet bestuurszaken, een bedrijf dat gevestigd is in een randgemeente zijn klanten uit Wallonië of het buitenland in het Nederlands moet factureren.
Bedrijven moeten hun officiële documenten opstellen in de taal van het gebied, volgens de taalregelingen die in België moeten worden toegepast. In een internationale open-markteconomie stelt dit voorschrift steeds meer problemen. Immers, bij een groeiend aantal transacties is de medecontractant in een ander taalgebied of land gevestigd en beheerst hij niet noodzakelijk het Nederlands (voldoende). Bij handelstransacties is het echter belangrijk dat alle partijen volledig geïnformeerd instemmen met het ondertekende document. Om geldig te zijn, moet een stuk vrij zijn van wilsgebreken. De verplichting om de factuur op te stellen in de taal van het gebied kan dus problemen stellen wanneer het gaat om klanten uit het buitenland of een ander taalgebied.
Een vrije vertaling in de taal van de bestemmeling kan steeds worden toegevoegd aan de officiële factuur als het bedrijf dit wenst.
Voor grensoverschrijdende transacties en facturen werd die strikte taalvereiste gemilderd door Europese normen. Het Europees Hof van Justitie is immers van mening dat het principe van vrij verkeer in artikel 35 VWEU belemmerd wordt wanneer ondernemingen verplicht zijn om bij grensoverschrijdende transacties hun facturen in de taal van het gebied op te stellen, omdat die anders nietig verklaard kunnen worden. De Europese normen gelden uiteraard alleen indien de klant (particulier of bedrijf) gevestigd is in een lidstaat van de Europese Unie of van de Europese economische ruimte (EER).
Het Hof sprak zich in het arrest C-15/15 van 21 juni 2016 uit over de strikte taalvereiste die voortvloeit uit het Vlaams decreet van 19 juli 1973 waardoor enkel Nederlandstalige facturen rechtsgeldig zijn. Het Hof van Justitie is van mening dat die reglementering rechtsonzekerheid met zich meebrengt.
Ten gevolge van dit arrest wijzigde de Vlaamse decreetgever artikel 5 van het decreet van 19 juli 1973. Voortaan kan ook een rechtsgeldige versie worden opgemaakt in een officiële taal van de EU of in de taal van een lidstaat van de EU of de EER wanneer de factuur gericht is aan een particulier of onderneming die gevestigd is in een andere lidstaat van de EU of de EER dan België.
Voor klanten die in België en in een land buiten de EU of de EER gevestigd zijn, blijft de situatie echter ongewijzigd en kan enkel een rechtsgeldige factuur in het Nederlands worden opgesteld. Het blijft wel altijd mogelijk om een officieuze vertaling toe te voegen aan de factuur.
Voor meer informatie: Zie het arrest van 21 juni 2016 van het Europees Hof van Justitie in de zaak C-15/15